政府物流署經過招標後，向鑫鼎鑫商貿採購提供予政府港島區辦公室的桶裝飲用水，之後揭發該公司提供的是冒牌水。責任誰屬仍然有待調查，但事件在社會上引起廣泛關注，相信不少機構亦會趁機檢視一下採購流程。採購一向是機構內部不起眼的工作，但原來近年亦有不少新發展，今次正好跟大家解構一下。
如果是製造業的企業，要採購原材料和零部件，屬於供應鏈管理的一部分，當中除了成本，更牽涉運輸、關稅、附加值計算等，是一門專門學科，有機會再討論。今次暫且先討論一般服務業和辦公室的採購。
不要以為辦公室採購只是總務部訂購文具、打印紙和桶裝水，其實企業採購涵蓋產品及服務，產品層面除了辦公室用品，更多是生財工具，例如清潔公司訂清潔劑，運輸公司買新車，數量和價值都可以很大。服務採購由外判清潔服務、市場推廣和社交媒體管理、以至專業的審計和法律服務。還有一些難以劃分的，例如不少數碼科技應用，稱為SaaS (軟件為服務)和PaaS (平台為服務)都不知算是產品還是服務。
趨勢一︰價低者得不再
在經濟不明朗的環境，企業開源不易，很多時就會想辦法節流，這個時候負責採購的部門就會成為眾矢之的。當官員解釋今次飲用水招標並非價低者得，有部分市民提出質疑，但現今許多稍具規模的機構，採購已經不再採用價低者得的模式。
通常採購達到一定金額，企業都會先為該項採購制定評分標準，價錢當然是重要一環，但亦會加入其他元素，特別是服務採購，以社交平台管理為例，創意和服務水平可能比價錢更重要。就算是採購桶裝水這類相對標準化的產品，除了要考慮商譽等因素，亦會考慮服務水平，例如每隔多少天來送一次水和回收空桶，如果需求突然增加，要額外配送是否牽涉額外收費，通通都要事先考慮，否則可能合約價最低，但最終要付上龐大附加費，或要同事自行張羅物資，得不償失。
趨勢二︰為企業ESG加分
採購得宜，除了可以確保公司資源有效運用，以及提升營運效率，同時亦可以貢獻企業的環境、社會和治理(ESG)水平。 又以訂購桶裝水為例，供應商水桶是否採用再生塑膠生產，以至運輸用的貨車能源效益有多高，通通可以計算入企業的環境友善表現。又例如企業向有聘用弱勢社群，甚至是以社會企業模式經營的供應商進行採購，亦可以為公司在企業社會責任一環加分。
趨勢三︰採購政策推動企業創新
過往不少企業會在採購時，將供應商的規模和經驗視為重要的參考指標，認為這樣可以確保所獲得的產品和服務達到一定水平，這亦無可厚非，但同時將初創企業拒諸門外。
其實不少初創公司可以為傳統服務帶來新思維，提供更加度身訂做的服務，甚至與企業客戶共同創造(Co-create)。筆者亦聽聞有金融機構在採購金融科技方案時，在風險管理的前題下，提供對初創較有利的評分標準，希望讓有實力的金融科技初創中標，吸納他們的創意，推動業務發展。
林小珍
